Em empresas de tecnologia, a busca por eficiência é algo sem precedentes, o que faz com que gestores e líderes invistam uma grande quantidade de esforços para alcançá-la. E no âmbito de equipes de desenvolvimento este anseio não é diferente, já que, um dos principais índices que o refletem é o retrabalho (um dos grandes motivadores de insônia dos líderes das equipes).

Podemos dizer de forma simples, que o retrabalho é o esforço em refazer ou corrigir uma atividade já entregue, que contemplava premissas, requisitos e resultados claros, onde observou-se um comportamento inesperado.

No entanto, apesar de ser relativamente simples caracterizar uma atividade onde houve retrabalho, não é uma tarefa fácil para gestores e líderes medir e qualificar, por isso é necessário recorrer à ferramentas para auxiliar nesta atividade.

As ferramentas fornecem informações gerenciáveis, sejam dados planilhados ou indicadores, e exibem estatísticas sobre os itens e seus ocorridos, permitindo classificar e quantificar atividades em que houve retrabalho, e até o esforço adicional para resolvê-lo ou corrigi-lo.

Os gestores com as evidências em mãos determinados em encontrar “A Causa” do retrabalho, imprimem um esforço minucioso de investigação que, na maioria das vezes, é acompanhado de uma “busca pela agulha no palheiro” por não possuir evidências suficientes registradas nas ferramentas utilizadas.

Após várias comparações de planilhas e leitura de registros históricos, se descobre que na maioria das vezes, os retrabalhos não ocorrem em atividades semelhantes ou gerados no mesmo momento, dificultando o fator comparativo para encontrar a razão deste esforço adicional. Ou seja, a procura pelo motivo do retrabalho na sua maioria, gera frustração em líderes empenhados pela busca por eficiência em suas equipes.

Encontrá-lo vai além da superfície gerencial, de planilhas e registros históricos. Deve ser emergido no processo de desenvolvimento, compreender todas as etapas e artefatos gerados em cada uma delas, e compará-la com a execução deste de seu início, além de dialogar com a equipe em busca de evidências que não foram registradas nas ferramentas.

Feito isto, provavelmente serão observadas pequenas falhas e desvios do processo que podem ser comparados com os motivos mais prováveis, facilitando assim o diagnóstico.

Análise

Planejamento

Desenvolvimento

Validação

Emocional

Os mais comuns encontradas no setor de desenvolvimento são:

Falha na análise de negócio;

Falha no levantamento dos requisito;

Especificação técnica incompleta;

Ausência de critério de aceite;

Inexistência de comunicação colaborativa entre o time;

Revisão de código falha ou inexistente;

Ausência de controle de qualidade;

Equipe com pouca experiência;

Código-fonte legado com arquitetura falha;

Equipe desmotivada.

De todas os motivos, os mais complexos de sanar são de contexto mais amplo. Nestes, não há uma solução simples a ser aplicada, como a alteração de processo ou inserção de code template na ferramenta de desenvolvimento.

São os da categoria Emocional, equipe desmotivada e inexistência de comunicação colaborativa, pois envolvem além da área gerencial do setor, os recursos humanos que terão que auxiliar na solução da situação.

Os demais motivos ocorrem devido ao erro humano ou processo, geralmente quando a atividade é repetitiva, ou quando não há padronização de escrita, inexistência de validações em pontos estratégicos dentro do processo, ambiente com muita distração ou inapto para construção de softwares, impressão de uma velocidade em etapas do processo que necessitam atenção e qualidade, entre outros.

Exterminar o retrabalho de uma equipe não é uma tarefa fácil e muito menos rápida. Demanda de um processo muito bem construído e uma equipe extremamente treinada e azeitada para que isso não aconteça, mas é possível sim.

Contudo, a maioria dos gestores querem um resultado de impacto imediato, que traga resultado sem muito investimento de tempo e dinheiro.

Elencamos a seguir alguns passos iniciais que podem ser implementados no seu negócio:

1 - Defina um índice saudável de retrabalho a ser considerado. Se não é possível eliminarmos neste momento, qual é o índice suportado de retrabalho na equipe?

2 - Faça um planejamento para atacar os motivadores do retrabalho. Elenque os principais motivadores e trabalhe para eliminá-los. Uma das formas mais eficientes é o princípio de pareto, tendo como foco atacar os 20% dos motivos que resolverão 80% dos retrabalhos.

3 - Defina etapas adicionais de validação no seu processo buscando erros ou falhas.

4 - Treine a sua equipe e motive-a. Ela é responsável pelo sucesso ou fracasso na execução do processo de desenvolvimento.

Há dicas que também poderiam ser consideradas para evitar a dor do retrabalho dentro do processo, como pequenos lembretes nas cerimônias, investir mais tempo no planejamento que na execução, padronizar o que é possível e se prevenir contra imprevistos, estando preparado para quando isso acontecer.